Conservazione sostitutiva

La creazione di un volume inizia con l’identificazione dei documenti da archiviare, attraverso la definizione delle classi documentali, campi di categorizzazione e data creazione allegato; è già così possibile visualizzare i documenti che rispettano i criteri impostati ed effettuare ulteriori parzializzazioni sul titolo, sulla descrizione e su tre campi keywords.

Si passa ora alla fase di firma digitale (singola o massiva) dei documenti inseriti nel volume, con eventuale segnalazione di errore, per poi procedere con la creazione fisica del volume, in cui i documenti firmati vengono copiati in un’altra directory dell’IFS e il volume viene chiuso, firmato e marcato temporalmente, definendone così l’inviolabilità e la non modificabilità nel tempo.

Opzionalmente è anche possibile verificare la validità di eventuali documenti già firmati e già presenti nel volume; durante la fase di verifica viene controllata anche la continuità della sequenza dei documenti inclusi in base al valore presente nel primo campo di categorizzazione indicato nel volume.

Attraverso il WG Signer Scheduler è possibile demandare all’utente solo la fase di definizione/creazione iniziale del volume e la relativa chiusura. Tutti i documenti vengono infatti importati automaticamente nel volume con la frequenza specificata a livello di configurazione. Ad esempio, dopo ogni fase di fatturazione i documenti archiviati nella gestione documentale (Database Link) verranno importati automaticamente nel volume pertinente.

I volumi sono generati in una specifica directory dell’IFS (Integrated File System) del Power, che contiene gli allegati e un file xml che ne descrive gli attributi. I documenti contenuti in ciascun volume possono essere ricercati e interrogati attraverso il Digital signature manager, che consente anche di visualizzare e verificare l’attendibilità della firma e del volume; lo stesso programma può essere utilizzato per visualizzare documenti firmati (PDF o P7M) da terze parti. Oltre a poter essere interrogato in qualsiasi momento, il volume può essere copiato o masterizzato mantenendone la validità legale. Oltre alle normali funzioni di manutenzione dei volumi, è possibile anche creare delle “collection”, ossia insiemi di più volumi.